잘 읽히는 보고서 문장의 비밀: 명확하고 간결하며 이해하기 쉬운 문장으로 보고서의 품질 향상

보고서 작성에서 명확하고 간결하며 이해하기 쉬운 문장을 쓰는 것은 보고서의 품질을 높이는 데 필수적입니다.
『잘 읽히는 보고서 문장의 비밀』은 보고서 작성에 필요한 문장 기술을 체계적으로 정리한 직장인 필독서입니다.

 

1. 도서 소개: 보고서 문장의 비밀

보고서는 직장인에게 단순한 업무 문서가 아니라, 자신의 생각을 명확히 전달하고, 업무의 방향성을 제시하며, 상사와 동료에게 신뢰를 주고 소통하는 중요한 수단입니다. 그러나 많은 직장인들이 보고서 작성에 어려움을 겪고 있습니다. 그 이유는 바로 '보고서의 문장' 때문입니다.

번뜩이는 아이디어, 체계적으로 분석한 내용도 문장이 어색하거나 명확하지 않으면 상대방을 이해시킬 수 없습니다. 『잘 읽히는 보고서 문장의 비밀』은 직장인의 고민을 해결할 수 있도록 보고서 작성에 필요한 문장 기술을 체계적으로 정리한 직장인 필독서입니다.

이 책은 보고서 문장을 명확하게, 간결하게, 이해하기 쉽게 작성하는 방법을 9가지 기술로 나누어 설명하고 있습니다. 또한, 실무에 바로 적용 가능한 보고서 작성 꿀팁 13가지를 소개하여 보고서 작성의 어려움을 해결하는 데 도움을 줍니다.

보고서 작성에 어려움을 겪고 있다면, 『잘 읽히는 보고서 문장의 비밀』을 통해 보고서의 품질을 향상시키고, 상대방에게 명확하고 효과적으로 전달할 수 있는 문장 기술을 익혀보세요.

 

 

2. 명확하게

보고서에서 가장 중요한 것은 무엇일까? 많은 사람들이 보고서의 내용, 구조, 비주얼을 중요하게 생각하지만, 문장의 완성도를 중요하게 생각하는 경우는 거의 없다. 하지만 문장이 명확하지 않으면 전달하고자 하는 내용이 왜곡되거나 오해를 불러일으킬 수 있다. 보고서를 작성하는 사람이 자신의 지식과 경험을 바탕으로 너무 많은 것을 생략하거나 모호하게 표현하는 경우, 읽는 사람은 그 의미를 제대로 파악하지 못할 수 있다. 주어와 술어의 호응을 맞추고, 명확한 수식어를 사용하는 방법 등 구체적이고 명확한 문장 작성법을 통해 ‘지식의 저주’를 깨트려보자.

• 지식의 저주에 걸리면 약도 없다: 보고서를 작성하는 사람은 자신의 지식과 경험을 너무 당연하게 여겨, 상대방이 알지 못할 수 있는 내용을 생략하거나 모호하게 표현하는 경우가 많다. 이를 ‘지식의 저주’라고 하는데, 이러한 문장은 읽는 사람에게 혼란과 오해를 불러일으킬 수 있다.
• 주어가 누락되지 않도록 항상 신경 쓰자: 문장에서 주어가 누락되면 문장의 의미가 애매해지고, 읽는 사람이 혼란스러워질 수 있다. 주어는 문장에서 가장 중요한 요소이므로, 항상 명확하게 표현해야 한다.
• 명확한 술어로 문장을 종결하자: 술어는 문장에서 주어가 수행하는 행동이나 상태를 나타내는 요소이다. 술어가 애매하거나 모호하면 문장 전체의 의미가 불분명해진다. 따라서 명확하고 구체적인 술어를 사용하여 문장을 종결해야 한다.
• 주어와 술어에는 적절한 연결이 필요하다: 주어와 술어 사이에 적절한 연결이 없으면 문장이 어색해지고, 읽는 사람이 이해하기 어려워진다. 주어와 술어를 연결하는 데는 조사, 부사, 접속사 등을 사용할 수 있다.
• 문장의 연결은 물 흐르듯 자연스러워야 한다: 문장과 문장 사이의 연결이 자연스럽지 않으면 보고서 전체의 흐름이 끊기고, 읽는 사람이 집중하기 어려워진다. 문장을 연결할 때는 전후 문장의 내용을 잘 살펴보고, 적절한 연결어를 사용해야 한다.
• 수식어와 피수식어의 모호성을 제거한다: 수식어는 피수식어를 설명하거나 묘사하는 요소이다. 수식어와 피수식어의 관계가 모호하면 문장의 의미가 불분명해진다. 따라서 수식어와 피수식어의 관계를 명확하게 표현해야 한다.
• 보고서에서 수치는 신뢰를 준다: 보고서에서 수치는 사실을 객관적으로 제시하고, 주장을 뒷받침하는 데 중요한 역할을 한다. 수치를 정확하고 명확하게 표현하면 보고서의 신뢰성이 높아진다.
• ‘및’ 대신 ‘와(과)’를 써야 의미가 명확하다: ‘및’은 두 개 이상의 단어나 구를 나열할 때 사용하는 조사인데, ‘와(과)’보다 의미가 약하다. 따라서 보고서에서는 명확성을 위해 ‘와(과)’를 사용하는 것이 좋다.
• ‘에게 vs 에’처럼 미묘한 차이를 주목하라: ‘에게’와 ‘에’는 모두 목적어를 나타내는 조사이지만, 미묘한 차이가 있다. ‘에게’는 사람이나 생명체를 나타내는 명사에 사용하고, ‘에’는 그 외의 명사에 사용한다. 이러한 차이를 주목하여 정확하게 사용해야 한다.

명확한 문장을 작성하는 것은 보고서의 품질을 높이는 데 필수적이다. 위의 기술을 익혀 보고서의 문장을 명확하고 이해하기 쉽게 작성해보자.

 

3. 간결하게

보고서 작성에서 간결함은 필수적입니다. 불필요한 사족이나 중복된 표현은 독자의 집중을 흐트러뜨리고, 핵심 메시지를 전달하는 데 방해가 됩니다. 그렇다면 어떻게 간결하게 작성할 수 있을까요?

하나의 문장에는 하나의 생각을 담아 두 줄 이하로 쓴다: 문장을 작게 나눠 담으면 독자들이 이해하기 쉽습니다.

단어 중복을 피하면 문장이 깔끔해진다: 뇌가 지루하지 않게 중복된 단어를 덜어내세요.

술어를 술술 쓰면 문장이 다채로워지고, 생각이 풍성해진다: 다양한 술어를 사용하여 문장에 생기를 불어넣으세요.

한 문장에서 중복된 의미를 제거하자: 같은 의미를 가진 중복 단어를 제거하여 문장을 간결하게 만드세요.

습관적으로 사용하는 사족 표현을 제거하자: 자주 쓰는 사족 같은 표현을 피하세요.

이런 것도 모두 사족이다: 문장에서 없애야 할 사족 같은 표현을 알아두세요.

문장에서 없애야 할 적·의·것·들·있는: '적·의'를 보이는 '것·들'이 '있는'으로 외워보세요.

이해를 돕는 기호 표현을 적절히 활용하자: 긴 내용을 단숨에 줄이는 보고서의 기호 표현을 활용하세요.

하이라이팅으로 핵심을 보여주자: 핵심을 하이라이트하여 독자의 눈길을 사로잡으세요.

간결한 문장을 작성하면 보고서의 품질이 향상되고, 독자들이 핵심 메시지를 쉽게 파악할 수 있습니다. 위의 기술을 익혀 보고서의 간결함을 높여보세요.

 

4. 이해하기 쉽게

보고서를 작성할 때 이해하기 쉬운 문장을 쓰는 것은 매우 중요합니다. 독자들이 보고서의 내용을 쉽게 이해할 수 있어야 하기 때문입니다. 이해하기 쉬운 문장을 쓰는 데는 몇 가지 기술이 있습니다.

• 조사를 멋대로 생략하면 문장이 삐걱거린다: 조사는 문장에서 단어와 구를 연결하는 데 중요한 역할을 합니다. 조사를 생략하면 문장이 어색해지고 이해하기 어려워집니다.
• 문장에 태그를 달면 상대방의 뇌가 편하다: 태그는 문장의 주요 내용을 요약하는 짧은 문구입니다. 태그를 사용하면 독자들이 보고서의 내용을 더 쉽게 이해하고 기억할 수 있습니다.
• 구와 절을 잘 이어야 문장이 매끄럽다: 구와 절은 문장의 구성 요소입니다. 구와 절을 잘 연결하면 문장이 매끄럽고 이해하기 쉬워집니다.
• 비교와 비유로 내용을 쉽게 전달하자: 비교와 비유는 복잡한 개념을 더 이해하기 쉽게 설명하는 데 사용할 수 있습니다. 비교와 비유를 사용하면 독자들이 보고서의 내용을 더 쉽게 이해할 수 있습니다.
• 운율을 맞춘 보고서는 잘 읽히고 기억하기도 쉽다: 운율을 맞춘 문장은 독자들이 더 쉽게 읽고 기억할 수 있습니다. 보고서에 운율을 사용하면 독자들이 보고서의 내용을 더 쉽게 이해하고 기억할 수 있습니다.
• 표현의 일관성과 줄임말의 사용: 보고서에서 표현을 일관되게 사용하는 것은 독자들이 보고서의 내용을 더 쉽게 이해하는 데 도움이 됩니다. 또한, 줄임말을 사용하면 보고서를 더 간결하고 이해하기 쉽게 만들 수 있습니다.
• 판교어의 오류, 외래어 사용 주의사항: 판교어는 한국어와 영어를 섞어서 만든 말입니다. 판교어를 사용하면 보고서가 이해하기 어려워질 수 있습니다. 또한, 외래어를 사용할 때는 독자들이 외래어의 의미를 이해할 수 있는지 확인해야 합니다.
• 쉬운 표현이 더 나을 때도 있다: 복잡한 표현을 사용하면 보고서가 이해하기 어려워질 수 있습니다. 쉬운 표현을 사용하면 독자들이 보고서의 내용을 더 쉽게 이해할 수 있습니다.
• 능동적인 문장에는 힘이 실린다: 능동적인 문장은 피동적인 문장보다 더 이해하기 쉽습니다. 능동적인 문장을 사용하면 보고서가 더 명확하고 이해하기 쉬워집니다.

이러한 기술을 사용하면 이해하기 쉬운 문장을 작성하여 독자들이 보고서의 내용을 더 쉽게 이해할 수 있도록 할 수 있습니다.

 

5. 실무에 바로 적용 가능한 보고서 작성 꿀팁

보고서 작성은 직장인에게 필수적인 업무 중 하나입니다. 하지만 많은 직장인들이 보고서 작성에 어려움을 겪고 있습니다. 이는 보고서 작성에 대한 이해 부족과 실무적인 노하우 부족이 원인입니다.

이 글에서는 실무에 바로 적용 가능한 보고서 작성 꿀팁을 소개합니다. 이러한 꿀팁을 활용하면 보고서 작성 능력을 향상시키고, 효과적인 보고서를 작성할 수 있습니다.

• 제로 드래프트의 기술: 제로 드래프트는 보고서의 초안으로, 상대방의 의도를 파악하는 데 사용됩니다. 제로 드래프트를 작성하면 보고서의 방향성을 정하고, 필요한 정보를 수집하는 데 도움이 됩니다.
• 직장인의 3대 보고서 공략법: 보고서는 종류에 따라 작성 방법이 다릅니다. 기획 보고서, 진행 보고서, 결산 보고서 등 각각의 보고서 유형에 맞는 공략법을 사용하면 효과적인 보고서를 작성할 수 있습니다.
• 천차만별 상사 유형별 공략 방법: 상사의 성향에 따라 보고서 작성 방법을 조정해야 합니다. 세심한 상사, 결과 중심적인 상사, 대인 관계 중심적인 상사 등 각각의 상사 유형에 맞는 공략법을 사용하면 상사의 마음을 사로잡을 수 있습니다.
• 딱 세 줄로 요약해보자: 시간이 없는 상사에게는 보고서를 딱 세 줄로 요약하여 제출하세요. 이렇게 하면 상사가 보고서의 핵심 내용을 빠르게 파악할 수 있습니다.
• 잘 쓴 제목 한 줄, 열 페이지 부럽지 않다: 보고서의 제목은 보고서의 첫 인상을 결정합니다. 명확하고 간결하며, 보고서의 내용을 잘 반영하는 제목을 작성하세요.
• 구조화 표현의 기술: 보고서의 내용을 덩어리로 정리하여 구조화된 표현을 사용하세요. 이렇게 하면 독자가 보고서의 내용을 쉽게 이해할 수 있습니다.
• 복잡한 내용은 표로 정리해보자: 복잡한 내용은 표로 정리하면 독자가 쉽게 이해할 수 있습니다. 표는 데이터를 체계적이고 명확하게 표현하는 데 도움이 됩니다.
• 적절한 차트를 고르는 차트 활용 기술: 차트는 데이터를 시각적으로 표현하는 데 사용됩니다. 데이터의 특성에 맞는 적절한 차트를 선택하여 사용하세요.
• 더욱 돋보이는 차트로 만드는 기술: 차트에서 불필요한 요소는 제거하고, 중요한 요소는 강조하세요. 이렇게 하면 차트가 더욱 돋보이고, 독자가 쉽게 이해할 수 있습니다.
• 수치로 정리하는 보고서 형식: 수치를 사용하여 보고서의 내용을 정리하면 보고서의 신뢰성과 설득력이 향상됩니다.
• 보고서에 사용하면 좋은 폰트(글꼴): 보고서에 사용하는 폰트는 독자의 읽기 쉬움에 영향을 미칩니다. 고딕체는 보는 글씨에, 명조체는 읽는 글씨에 적합합니다.
• 보고서 수정의 원칙: 보고서를 작성한 후에는 반드시 수정하세요. 철자 오류, 문법 오류, 내용 오류 등을 철저히 검토하여 완성도 높은 보고서를 제출하세요.
• 보고서는 타이밍의 기술이다: 보고서는 적절한 시기에 제출해야 합니다. 너무 이르게 제출하면 상사가 준비가 되지 않을 수 있고, 너무 늦게 제출하면 상사가 의사 결정에 지장을 받을 수 있습니다.

이러한 꿀팁을 활용하면 보고서 작성 능력을 향상시키고, 효과적인 보고서를 작성할 수 있습니다. 보고서 작성에 어려움을 겪고 있다면, 이러한 꿀팁을 참고하여 보세요.

 

6. 마무리

보고서 작성은 직장인에게 필수적인 업무 중 하나입니다. 명확하고 간결하며 이해하기 쉬운 문장을 작성하는 것은 보고서의 품질을 높이는 데 필수적입니다. 이러한 기술을 익혀 보고서의 문장을 명확하고 이해하기 쉽게 작성해보세요.

보고서 작성에 어려움을 겪고 있다면, 『잘 읽히는 보고서 문장의 비밀』을 통해 보고서의 품질을 향상시키고, 상대방에게 명확하고 효과적으로 전달할 수 있는 문장 기술을 익혀보세요.